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Facility Management

Arte Pulizia e Servizi

Cleaning

AZIENDA

Arte Pulizia e Servizi è un’azienda con sede a Lignano Sabbiadoro. Il suo campo d’azione spazia dal settore delle pulizie, alla gestione e manutenzione del verde. Si rivolge a clienti dei settori domestico, civile e condominiale distribuiti su tutto il territorio dell’Italia nord-orientale.

ESIGENZE

L’azienda era in cerca di una soluzione software gestionale che si adattasse perfettamente alle proprie esigenze specifiche, in particolare per la gestione dei processi di:

  • Raccolta fabbisogno dei clienti
  • Pianificazione e registrazione delle attività del personale, organizzato in squadre 
  • Monitoraggio delle attività 
  • Analisi e condivisione di report sulle attività 

e quindi l’organizzazione ottimale delle attività dei servizi di pulizia programmati, stagionali e occasionali.

SOLUZIONE

Il progetto ha previsto da subito un’attività di analisi funzionale finalizzata alla progettazione del nuovo modello gestionale. Quindi, Milestone Enterprise è stato personalizzato per la gestione dei moduli:

  • Anagrafiche
    Registri dedicati consentono di censire i clienti in base alla tipologia, gli eventuali Amministratori di riferimento e gli articoli utilizzati dalle squadre durante gli interventi. Anagrafiche a parte sono dedicate al personale ed alle squadre di intervento; 
  • Cantieri
    Modulo specifico attraverso il quale poter registrare tutti i cantieri, ovvero i luoghi fisici costituiti da più ambienti, che rappresentano le unità su cui vengono definiti i servizi da svolgere. Le unità sono classificabili in classi diversi, a ciascuna delle quali sono associati listini specifici. In questo modulo è possibile anche compilare il catalogo dei servizi, ciascuno associato ad uno specifico ambiente e agli articoli necessari in caso di intervento. 
  • Contratti
    Il sistema raccoglie i dati distribuiti nelle singole anagrafiche e crea in automatico i contratti, sia a richiesta che pianificati. All’interno di ogni Scheda Contratto sono riportate tutte le unità coinvolte ed il listino dei servizi, ognuno dei quali già dettagliato nelle varie attività da svolgere; 
  • Portale Prenotazioni
    Una piattaforma dedicata ai clienti, che vi possono accedere mediante Username e Password e inviare richieste di prenotazione degli interventi, indicando cantieri, unità, attività, fabbisogno ed altre specifiche. In questo modulo è possibile anche visualizzare un riepilogo di tutte le prenotazioni effettuate e monitorare gli stati avanzamento sia della prenotazione stessa che dell’intervento, fino alla sua chiusura; 
  • Interventi
    A partire dai contratti è possibile generare gli interventi e associarli alle squadre operative. Grazie a questo, alle prenotazioni dei clienti e all’integrazione dei dati provenienti dalle anagrafiche del personale e delle squadre, il sistema crea gli Ordini di Servizio (ODS). Ciascun ordine riporta in dettaglio operazioni, attrezzature ed il fabbisogno previsto. Con un semplice clic, infine, è possibile elaborare e stampare le etichette riportanti i riferimenti dell’ODS, da applicare al materiale che le squadre devono utilizzare per gli interventi. Per facilitare la distribuzione delle attività sulle risorse, soprattutto in caso di richieste estemporanee, è stata elaborata una funzionalità specifica che raccoglie gli ODS assegnati e mostra il carico di lavoro delle singole squadre nella data selezionata e nei tre giorni successivi; 
  • Analisi
    Report degli interventi, delle attività e delle ore del personale sono compilati in automatico dal sistema e possono essere condivisi esternamente con i clienti ed utilizzati internamente per azioni di monitoraggio e gestione del lavoro; 
  • App Mobile
    La app consente di registrare in maniera veloce i dati dell’intervento, come orario di inizio e orario di fine, materiali consumati, eventuali note e comunicazioni per la sede o per il cliente, allegando anche immagini riprese sul luogo dell’intervento. I dati vengono trasmessi in tempo reale al sistema, facilitando il monitoraggio degli interventi. 

ELEMENTI DISTINTIVI

Milestone Enterprise si è presentato come soluzione unica attraverso la quale gestire i processi interni all’azienda anche da mobile e come canale per la comunicazione diretta con i clienti, per fornire un servizio comodo e completo e al tempo stesso facilitare le attività di controllo e pianificazione degli interventi.

VANTAGGI

Grazie a Milestone Enterprise Arte Pulizia e Servizi è in grado di:

  • facilitare la compilazione di documenti come contratti e ordini di servizio;
  • ottimizzare i tempi di rendicontazione e fatturazione; 
  • gestire ed organizzare interventi e squadre in modo puntuale ed efficiente; 
  • monitorare carichi di lavoro ed attività; 
  • gestire più canali di richieste di interventi con un unico strumento; 
  • fornire ai clienti un servizio personale, veloce e funzionale.
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